Poznaj błędy przedsiębiorców, które niszczą marzenia o własnej firmie

Niezależność, brak szefa nad głową, możliwość decydowania o swoim czasie – dla wielu osób własna firma to synonim wolności. Warto jednak pamiętać o tym, że własny biznes to również odpowiedzialność, która wymaga określonych predyspozycji psychicznych. Jednoosobowa działalność często wymusza na przedsiębiorcy wielozadaniowość, gdy jest jednocześnie dyrektorem, pracownikiem produkcji, handlowcem, i specjalistą od finansów. Łatwo w takiej sytuacji o kosztowne błędy, o których piszemy więcej w artykule.

Błędne wyobrażenia o tym, czym jest własna firma

Wiele osób wchodzi w biznes, skupiając się wyłącznie na produkcie lub usłudze. Zapominają przy tym, że samozatrudnienie to nie praca na etacie, w której przełożony przygotowuje listę zadań do wykonania. Każda decyzja, od zakupu długopisów po wybór strategii marketingowej, spoczywa na przedsiębiorcy. Szczególnie na początku, brak wsparcia i umiejętności pracy na zapleczu, może powodować paraliż decyzyjny.

Sporą pułapką jest też brak rozgraniczenia życia prywatnego od zawodowego. Biznes staje się życiem, a każda porażka zawodowa jest traktowana jako osobista przegrana

Należy pamiętać też o tym, że gdy firma nie zarabia, przedsiębiorca nie tylko ma trudności z regulowaniem należności, ale również nie ma pensji. Ta świadomość budzi ogromny stres, który może prowadzić do podejmowania decyzji pod wpływem emocji, a nie chłodnej kalkulacji. W momencie, gdy w firmie pojawia się pierwszy pracownik poprzeczka rośnie.

Zbyt optymistyczne planowanie budżetu

Częstszym błędem przedsiębiorców jest zbyt optymistyczne zakładanie przychodów. Jednocześnie wielu przedsiębiorców nie doszacowuje kosztów. Szczególnie w sektorze usług z niskim progiem wejścia wiele osób uważa, że do zarabiania wystarczy laptop i dostęp do Internetu.

Początkujący przedsiębiorcy w kalkulacjach najczęściej zapominają o:

– podatkach i składkach ZUS, które należy płacić niezależnie od przychodów,

– kosztach obsługi księgowej i prawnej,

– kosztach związanych z zakupem i utrzymaniem domeny, oprogramowania, subskrypcji,

– wydatkach na marketing, które zazwyczaj wymagają czasu, zanim przyniosą zwrot,

– kosztach naprawy sprzętu, drobnych zakupach biurowych itp.,

– kosztach życia osobistego, jeśli biznes nie generuje zysku na start.

Początkujący przedsiębiorca najczęściej zakłada, że w ciągu pierwszych trzech miesięcy pozyska wystarczającą liczbę stałych klientów do osiągnięcia zysku. Rzeczywistość zazwyczaj weryfikuje te plany.

Błędem jest również niedocenianie kosztów pozyskania klienta. W obecnym szumie informacyjnym coraz trudniej jest się przebić organicznie, więc budżet na reklamy lub inne płatne działania marketingowe jest w zasadzie koniecznością. Bez dobrej widoczności trudno liczyć na sprzedaż. Dotyczy to zarówno sprzedaży stacjonarnej, jak również online.

Błędy przedsiębiorców – wycena

Wycena to jeden z najtrudniejszych elementów strategii. Wielu przedsiębiorców boi się wysokich cen, myśląc, że stracą klientów. Pokutuje też przekonanie, że jeśli praca sprawia przyjemność to nie wypada brać za nią pieniędzy. To prowadzi do pracy po kosztach, gdy podczas wyceny jest brany pod uwagę tylko czas pracy, bez marży na pokrycie kosztów ogólnych i zysku.

Wielu przedsiębiorców zapomina też o uwzględnieniu w cenie wartości dla klienta. Cenę powinno się bowiem ustalać na podstawie korzyści, jakie otrzymuje klient, a nie tylko kosztu wytworzenia. Błędem jest też konkurowanie ceną zamiast jakością, które często zapewnia dużą ilość pracy i niewielki dochód.

Początkujący przedsiębiorcy często nie potrafią też ocenić, ile czasu powinno zajmować wykonanie danego zadania. Prowadzi to do zaniżania stawek, ponieważ optymistycznie planują czas pracy bez doliczania marginesu na błędy czasowe. W konsekwencji pracują więcej za mniej. W takiej sytuacji szybko brakuje środków na rozwój, marketing czy inwestycje, co w najlepszym wypadku prowadzi do stagnacji.

Płynność finansowa i zatory płatnicze

Wiele firm upada nie dlatego, że nie generują zysku, ale dlatego, że nie mają gotówki na bieżące opłaty. Zysk jest pojęciem księgowym. Jeśli firma wystawi fakturę z terminem płatności 30 dni, w księgach zostanie wykazany przychód, jednak na koncie pieniądze mogą pojawić się dopiero po miesiącu. Jeśli w międzyczasie firma musi opłacić czynsz, prąd czy pracowników, może wpaść w kłopoty związane z płynnością finansową.

Problemy z płynnością finansową może też wywołać zator płatniczy, czyli sytuacja, w której kontrahent nie opłaca faktury w terminie. Jeśli jest to kluczowy klient albo takich zatorów jest więcej, firma może nie być w stanie opłacić swoich zobowiązań.

Zatory płatnicze najczęściej są wynikiem:

– braku weryfikacji kontrahentów, gdy umowa z nowym kontrahentem zostaje podpisana bez sprawdzenia jego wiarygodności,

– zbyt długie terminy płatności,

– brak konsekwencji w egzekwowaniu należności.

Aby uniknąć tych błędów warto stosować przedpłaty lub zaliczki. Konieczne jest też monitorowanie płatności i reagowanie, gdy jakaś faktura nie jest opłacona w terminie. Bezwzględnie należy też sprawdzać opinie o nowych kontrahentach oraz pilnować tego, aby umowy były podpisywane z osobami, które mają do tego umocowanie prawne (jest to szczególnie istotne, gdy kontrahentem jest spółka).

Błędy przedsiębiorców – kontrola kosztów

Skupianie się na przychodach bez kontroli kosztów może prowadzić do nieracjonalnego wydawania pieniędzy. Najczęstsze błędy przedsiębiorców związane z kontrolną kosztów to:

– nadmierne rozbudowywanie kosztów stałych,

– niedoszacowanie kosztów zmiennych, które rosną wraz z produkcją czy rozbudową oferty,

– pozorne oszczędności, np. rezygnacja z płatnych narzędzi, która kończy się kosztowną utratą czasu,

– kupowanie zbyt drogiego wyposażenia biura czy wynajmowanie prestiżowej powierzchni, zanim biznes zacznie generować stabilną nadwyżkę finansową,

– brak analizy ROI (zwrotu z inwestycji),

– brak monitorowania wydatków.

Dość częstym błędem jest też brak rezerw na nieprzewidziane koszty. W każdym biznesie zdarzają się awarie sprzętu czy wzrost cen usług zewnętrznych. Warto zabezpieczyć środki na takie sytuacje.

Unikanie zadań administracyjnych

Administracja to obszar, którego przedsiębiorcy często nie lubią, więc go zaniedbują. Jednak ignorowanie formalności może mieć przykre konsekwencje. Do tych najczęstszych należą:

– niewiedza podatkowa,

– zaniedbywanie dokumentacji, bałagan w umowach (lub ich brak),

– brak wymaganych regulaminów,

– „oszczędzanie” na księgowości,

– nieodbieranie pism z urzędów w nadziei, że temat sam się rozwiąże.

Tego typu błędy zazwyczaj wychodzą na światło dzienne w najmniej oczekiwanym momencie lub podczas kontroli. Nagromadzenie takich sytuacji sprawia, że firma zamiast budować działające systemy jest w trybie ciągłego „gaszenia pożarów”, przez co traci cenne zasoby.

Błędy w planowaniu strategii i brak weryfikacji budżetu

Wiele firm próbuje działać bez strategii i planów, wierząc, że logo i identyfikacja wizualna zapewni im przychody. To błąd, który powoduje, że firma nie wie dokąd zmierza, więc trudno określić, czy znajduje się na dobrej drodze.

Część przedsiębiorców zapomina również o tym, że plany i budżet trzeba weryfikować i dostosowywać do realnej sytuacji firmy. Jeśli w budżecie planowano wydać 500 zł na marketing, a wydano 1500 zł, trzeba sprawdzić dlaczego. Zaglądanie do budżetu dopiero wtedy, gdy na koncie brakuje pieniędzy na opłacenie zobowiązań to proszenie się o kłopoty. Wtedy jest już za późno na jakiekolwiek sensowne zarządzanie, zostaje tylko ratunkowe cięcie kosztów.

Ograniczanie błędów – świadome zarządzanie

Przedsiębiorcy nie popełniają błędów celowo. Błędy są najczęściej konsekwencją niewiedzy lub ignorowania zasad rządzących biznesem. Prowadzenie własnej firmy wiąże się z umiejętnym zarządzaniem ryzykiem. Warto zatem zadbać o zbudowanie poduszki finansowej i edukację finansową. Przedsiębiorca nie musi być ekspertem od wszystkiego, jednak powinien rozumieć podstawy finansów i działania firmy.